L'Art de bien organiser sa maison et gagner du temps!

Savez-vous comment contrôler le temps d'utilisateur sur l'ordinateur ?

Si vous perdez la notion du temps quand vous utilisez votre ordinateur ou si simplement vous voulez une alarme pour vous avertir de sortir un plat du four ou quoi que ce soit, alors vous avez besoin d'ajouter à votre Google Chrome l'application gratuite suivante.

http://sdtimer.appspot.com/

Si vous avez des enfants ou adolescents et que vous voulez limiter le temps d'utilisation par utilisateur en fonction de l' âge ... Alors je vous recommande de visiter le site de deux papas qui proposent une solution gratuite :

http://www.parentsdanslesparages.com/

 

Organisation de vos lettres types

Si comme tout le monde, vous avez écrit plusieurs  lettres à différentes administrations, fournisseurs de services, assurance, banques... alors rangez les toutes à la même place (ordinateur)  et utilisez-les comme "modèles de lettres" de base. 

Evitez au maximum de perdre du temps encore et encore et encore.... à réécrire des lettres  sachant qu'une partie du contenu est toujours similaire.

Passez une heure aujourd'hui à organiser des dossiers pour vos lettres types et vous en tirerez en gain de temps important... Surtout focalisez vous sur l'accès rapide et facile à chaque lettre !

Par exemple si vous choisissez d'utiliser l'ordinateur (à mon avis plus rapide pour ce genre de tâches à condition d'avoir de l'encre dans votre imprimante),  ouvrez un dossier intitulé "MODELES LETTRES"... à l'intérieur de ce dossier creéz d'autres dossiers que vous nomerez en fonction des situations que vous avez déjà  rencontré ( Internet, Assurance, Eau, Avocat...)

Si vous avez des suggestions, n'hésitez-pas à nous en faire part dans les commentaires... Merci

Astuce pour un ordinateur en ordre

 

Vous téléchargez beaucoup sur Internet?  

Vous vous retrouvez avec des tonnes de fichiers et documents ça et là...

Vous avez peur de les effacer car vous en aurez peut-être besoin un jour?

Vous pourriez créer un dossier téléchargement dans lequel vous intitulerez les documents pour chaque mois de l'année sous la forme 111213 Nom du doc (année (11), mois (12) et jour (13)...dans cet ordre précis ... Plus besoin du nom parfait de document car tout devient plus facile à retrouver avec cette méthode)... Ah j'oubliais, ne vous embêtez pas à utiliser tirets ou autres éléments typographiques (perte de temps).

Une fois par an, débarrassez vous des téléchargements dont vous n'avez pas eu besoin.

Vous pouvez aussi ouvrir un dossier téléchargement sur votre bureau... Et nommez le "Téléchargement organisé".

Rangez y tous les téléchargements et purgez une fois par semaine en rangeant dans le dossier avec la date appropriée comme expliqué dans le paragraphe ci-dessus.

 ça marche aussi pour les téléchargements de médias!

Comment s'occuper de ces emails qui encombrent votre boîte de réception?

Avez-vous remarqué que votre boite d’email contient un peu de tout et du n’importe quoi : des emails de blagues provenant d’amis, des newsletters en provenance d’un site où vous avez commandé pour Noël, des jeux concours, des offres spéciales….

Il est temps de songer à créer une adresse email gratuite  pour recevoir seulement les informations concernant vos commandes en ligne (Yahoo, AOL…) et vos jeux concours.

Vérifiez cette boîte de réception seulement une fois par mois au lieu de perdre votre temps à consulter ces communications dans votre boîte habituelle. En général, ces messages méritent tous d’aller à la poubelle et votre objectif et de gagner du temps…Alors pas de pitié !

 

Gardez plutôt votre boîte habituelle pour vos amis, votre famille et vos correspondances importantes.

 

Tutoriel vidéo pour nettoyer son PC avec CCleaner

Changer l'aspect des dossiers sur l'ordinateur

Il existe différentes manières d'organiser ses dossiers sur l'ordinateur. Cette opération peut s'effectuer par ordre alphabétique, par date ou bien par images. 

J'aime beaucoup ajouter des images à mes dossiers car non seulement cela a un côté esthétique mais aussi cette présentation me permet de gagner un temps précieux car je peux retrouver facilement l'information que je recherche.

Voici comment vous pouvez ajouter une image ou même une icône pour différencier vos dossiers.

1. Choisir le dossier à customiser. 
2. Faire clique droit sur le dossier (à l'aide de la souris). Une fenêtre apparaît.
3. Sélectionner dans cette fenêtre, en bas, "propriétés". Une autre fenêtre apparaît.
4. Sélectionner dans l'onglet en haut "Personnaliser"
5. Dans la partie "Images du sossier", cliquez sur "choisir une image" et rechercher une image en rapport avec ce dossier qui vous permettra de facilement le retrouver, sélectionner et cliquer sur "OK".
6. Effectuer la même opération si vous voulez changer l'icône", c'est exactement à l'aide de la même fenêtre que cette opération peut s'effectuer.

Comment garder et organiser ses sites web favoris?

Quand vous trouvez un site web que vous aimez vraiment, cliquez en haut à gauche de votre écran sur le symbole  qui apparaît sous la forme d'une petite étoile jaune.

Vous pouvez aussi utiliser votre clavier en cliquant simultanément sur Alt et Z pour garder ce site en mémoire.

Un menu descendant apparaît et vous effectuez votre choix (ajouter aux favoris, importer et exporter, organiser...)

De cette façon, vous n'aurez plus à rechercher ce site pendant des heures et pourrez donc y aller directement sans avoir à taper l'adresse complète en cliquant sur le symbole étoile en haut à gauche de votre écran.

 

Sur mon ordinateur, j'ai organisé mes sites préférés en créant des dossiers. Cliquez sur

puis sur nouveau dossier. Une liste se crée et le symbole dossier apparaît. 

Il vous suffit alors de choisir un nom comme par exemple: éducation, ménage, administation, voyage, vacances, bricolage...Attention, ne faites pas l'erreur de créer des dossiers et de ne jamais les utiliser.

Prenez le temps d'ajouter chaque nouvelle URL (adresse de site) dans le dossier approprié car ces quelques secondes supplémentaires passées dès le départ, vous permettrons de gagner du temps et surtout de ne pas vous retrouver avec un tas de dossiers, certes, biens organisées mais vides...Le tout suivi de liens nombreux et difficile à retrouver.

Comment gèrer ses Emails?

le courrier électronique ne cesse d'augmenter et devient petit à petit le moyen de communication privilégié.

Très peu de ceux qui reçoivent des Emails ou courriels ont appris comment organiser efficacement les messages qui s'accumulent.

Je vais vous montrer comment établir un système de classement des Emails  et  les conserver.

1. Action

La boîte de réception ne devrait contenir que des Emails qui ont besoin d'une réponse ou qui nécessitent que l'on agisse rapidement.

Certains de ces messages ne pourront être traités qu'après avoir réuni de la documentation ou éffectué des démarches.

Votre boîte de réception devient alors une "liste d'actions".

Tous les autres Emails doivent être effacés ou classés dans des dossiers que vous créez à cet effet.

Assurez vous que vous ne laissez jamais dans votre boîte entrante des messages que vous avez déjà traité.

    2. Création

Vous pouvez créer autant de dossiers Emails que vous voulez.

Référez-vous à votre Menu Gmail ou à l'aide d'Outlook, par exemple, pour connaître les instructions et avoir de l'aide.

Cela va vous demander un minimum d'effort mais vous allez y gagner en confort!

Il faut établir un dossier par personne avec qui vous communiquez souvent, créer des dossiers se référent à des projets, des événements, des entreprises, des commandes, de l'administratif...

Et surtout, il vous faut un dossier "IMPORTANT" pour les Emails de haute priorité.

Certains contenus de dossiers seront temporaires, et, purgés quand vous n'en aurez plus besoin.

Pensez à vous référer au classement que vous avez choisi pour vos papiers, cela vous aidera à décider du titre des dossiers.

   3. Précision

Soyez le plus précis possible dans l'intitulé du message : "Coucou, bonjour, salut, ça va, rappel, mise à jour...n'éclairent pas vraiment sur le sujet et ne facilite absolument pas le classement des messages.

"Demande d'assurance scolaire" sera par exemple plus efficace et permettra à votre interlocuteur de traiter la demande plus rapidement.

    4. Gestion

Si vous recevez plus de 50 Emails par jour, cela doit vous prendre 2 heures pour lire, classer et répondre.

Répondez donc aux emails en fin de matinée et en fin d'après-midi, par exemple, en tout cas pas plus de deux fois par jour.

En effet, si vous lisez, classez et répondez constamment dans la journée, vous allez saboter votre temps.

    5. Libération

Désabonnez-vous de toutes les newsletters ou publicités qui ne vous intéressent plus. Vous gagnerez un temps considérable.

Mettez fin au désordre électronique qui vous encombre et vous fait perdre votre temps!